Servicii de contabilitate pentru companii din Brașov și din toată România

Sterns | Expert Accounting

Politici contabile, proceduri și organizarea documentelor

Un cadru intern coerent aduce consistență în activitatea financiar-contabilă. Lucrăm pe două dimensiuni care se susțin reciproc, regulile contabile aplicate consecvent și logistica zilnică a documentelor. Astfel, informația circulă mai clar, iar raportarea se construiește pe o bază mai stabilă.

Solicită o analiză inițială
PE SCURT

Două dimensiuni reunite într-un cadru unitar

Acest serviciu acoperă două zone interdependente. Prima este cadrul de reguli, politicile contabile proprii și manualul de proceduri. A doua este logistica zilnică, circuitul documentelor, fluxul informațional și arhivarea conformă. Cele două funcționează împreună. Regulile aplicate fără logistică rămân pe hârtie, iar logistica organizată fără reguli produce tratamente neuniforme și întrebări repetitive în interiorul echipei.

Cadrul legal de referință OMFP 1802/2014 prevede că entitățile trebuie să dezvolte politici contabile proprii, aprobate de administratori sau de persoanele care au obligația gestionării entității. Ghidul Ministerului Finanțelor arată că politicile contabile trebuie fundamentate în baza reglementărilor aplicabile. Ordinul 2634/2015 stabilește că circuitul documentelor financiar-contabile se definește prin proceduri proprii aprobate la nivelul entității.

SERVICII CARE însoțesc ACTIVITATEA CONTABILĂ

Patru servicii complementare care extind serviciul de evidență contabilă

Evidența contabilă curentă acoperă activitatea lunară. În funcție de etapa de dezvoltare a companiei, de complexitatea activității și de momentele de tranziție, alături de evidența contabilă apar și alte servicii. În practică, multe firme caută, sub denumirea generală de servicii de contabilitate, și alte servicii conexe, cu caracter constant, lunar sau punctual, în funcție de nevoile și activitatea fiecărei firme.

Bilanțuri, închideri și situații financiare anuale și periodice

Pentru companiile care vor control real pe fiecare perioadă contabilă.

Când ai nevoie de:

  • balanțe lunare sau trimestriale
  • bilanțuri, închideri periodice clare
  • situații financiare anuale
  • raportări contabile periodice la cerere
Descoperă serviciul

Politici contabile, proceduri și organizarea documentelor

Pentru companiile care vor un cadru intern coerent și o circulație clară a documentelor.

Când ai nevoie de:

  • politici contabile proprii
  • manual de proceduri
  • circuit clar al documentelor
  • arhivare conformă

Preluare contabilitate și refacerea unor perioade

Pentru companiile care schimbă contabilul și/sau au nevoie de refacerea unor perioade contabile.

Când ai nevoie de:

  • preluare documente contablile de la alt contabil
  • refacere contabilitate veche
  • corectare perioade
  • analiză de stare contabilă
Descoperă serviciul

Expertize și asistență contabilă punctuală

Pentru companiile care au nevoie de o opinie tehnică sau de suport într-o situație specifică.

Când ai nevoie de:

  • analize și opinii tehnice
  • suport în controale și verificări
  • documentație pentru finanțatori
  • asistență în relația cu autoritățile
Descoperă serviciul
CÂND AI NEVOIE DE ACEST SERVICIU

Compania are nevoie de un cadru intern mai clar

Serviciul de Politici contabile, proceduri și organizarea documentelor devine relevant atunci când aceeași situație contabilă este tratată diferit de la o perioadă la alta, când documentele circulă greu sau când compania intră într-o etapă de maturizare. Câteva semne arată că este momentul potrivit.

  • Aceeași operațiune este înregistrată diferit, în funcție de persoana care o tratează.
  • Documentele ajung fragmentat și târziu în zona contabilă.
  • Documentele primite prin RO e-Factura și notificările din SPV ajung neuniform în zona contabilă, fără un responsabil clar.
  • Nu există o regulă clară despre cine pregătește documentele și cine le transmite.
  • Compania a crescut, iar modul informal de lucru de la început nu mai susține volumul actual.
  • Apar mai multe departamente sau persoane implicate în fluxul de documente.
  • Compania se pregătește pentru audit, finanțare sau restructurare.
  • Arhivarea documentelor este dezorganizată sau neclară.
  • Lipsește un manual de politici contabile sau există doar formal, fără utilitate practică.

Două formate de implicare

Serviciul acoperă două dimensiuni care funcționează împreună: cadrul de reguli, format din politici contabile proprii, manual de proceduri și tratamente contabile aplicate consecvent, și organizarea operațională, care include circuitul clar al documentelor, fluxul informațional dintre departamente și arhivarea conformă.

PENTRU CINE ESTE RELEVANT ACEST SERVICIU

Companii care lucrează mai eficient cu acest serviciu

Companii în creștere

Pe măsură ce activitatea se dezvoltă, apar mai multe documente, mai multe operațiuni și mai mulți oameni implicați. Politicile și procedurile susțin trecerea spre un cadru intern matur.

Firme care urmăresc mai multă coerență internă

De cele mai multe ori nu volumul este o provocare, ci lipsa regulilor între administrativ, operațional și contabilitate. Aici serviciul aduce ordine, consistență și predictibilitate.

ONG, fundații și asociații cu proiecte

Activitatea pe proiecte cere reguli clare, documente bine organizate și responsabilități definite. Cadrul intern susține o administrare riguroasă și o relație mai bună cu finanțatorii.

Ce primești concret

Livrabile posibile

În funcție de etapa de dezvoltare a companiei și de obiectivul colaborării, serviciul poate include următoarele componente, integrate într-un cadru coerent.

Cadrul de reguli

  • politici contabile proprii, adaptate activității companiei
  • manual de politici și proceduri contabile
  • reguli clare de recunoaștere și evaluare a operațiunilor
  • tratamente contabile aplicate consecvent
  • procedură de aplicare, actualizare și control al respectării manualului
  • recomandări privind controlul intern și disciplina financiară
  • actualizarea politicilor atunci când reglementările sau activitatea cer acest lucru

Logistica documentelor și a informației

  • harta circuitului documentelor, pe tipuri și departamente
  • reguli de transmitere a documentelor, cine, când și cum transmite
  • structurarea informațiilor necesare pentru evidența contabilă
  • integrarea fluxului RO e-Factura și SPV în circuitul intern de documente
  • proceduri de arhivare conform cerințelor legale
  • recomandări pentru standardizarea proceselor administrative
  • sprijin pentru implementarea sau optimizarea fluxurilor digitale
  • clarificarea responsabilităților între administrativ, operațional și contabilitate
Servicii complementare

Cifrele lucrează mai bine împreună

În activitatea de zi cu zi, contabilitatea este strâns legată de o serie de servicii care o completează direct: declarații fiscale, gestiunea TVA, salarizare, raportare managerială, raportări pentru bănci, finanțatori și parteneri, precum și asistență în relația cu autoritățile fiscale. Aceste servicii sunt solicitate frecvent împreună, pentru că se bazează pe aceleași informații financiar-contabile și contribuie la aceeași nevoie principală: o companie bine organizată, conformă și ușor de administrat.

Consultanță fiscală și optimizare taxe

Descoperă serviciul

Resurse umane și salarizare

Descoperă serviciul

Management financiar

Descoperă serviciul

Educație financiară pentru antreprenori și echipe de management

Descoperă serviciul

„În interiorul multor companii, documentele circulă fără o logică suficient de clară. Când responsabilitățile și traseul lor sunt bine definite, contabilitatea câștigă coerență, iar compania lucrează mai eficient.”

Cristina Sterns,
Expert contabil CECCAR din 2010 și consultant fiscal CCF din 2015, fondator Sterns | Financial Advisor și Sterns | Expert Accounting.

Cum începem

Procesul de colaborare

Lucrează cu noi când compania are nevoie de un cadru intern mai clar, de reguli aplicate consecvent și de un flux al documentelor care susține întreaga activitate financiar-contabilă.

1

Analiza inițială

Înțelegem activitatea, tipurile de operațiuni, oamenii implicați și zonele în care apar neuniformități. Identificăm ce trebuie clarificat și ce trebuie formalizat.

2

Definirea cadrului

Stabilim ce reguli contabile trebuie fixate, ce proceduri trebuie scrise, ce responsabilități trebuie clarificate și cum circulă documentele de la origine până la arhivare.

3

Implementare și aplicare

Punem manualul într-o formă utilă în practică. Sprijinim implementarea, clarificăm cazurile particulare și revizuim periodic regulile, în acord cu evoluția firmei.

Notă privind prima discuție. Pentru că include o analiză aplicată, prima discuție se desfășoară pe baza unui tarif de consultanță comunicat la programare. Dacă stabilim să colaborăm, valoarea acestui tarif se deduce din prima factură.

Întrebări frecvente (FAQ)

Cele mai frecvente întrebări despre politici, proceduri și organizarea documentelor

Da. OMFP 1802/2014 prevede că entitățile trebuie să dezvolte politici contabile proprii, aprobate la nivelul conducerii entității.

Ghidul Ministerului Finanțelor arată că politicile contabile trebuie raportate la cadrul de reglementare aplicabil și trebuie construite astfel încât tratamentele contabile să fie fundamentate și aplicabile în practică. Manualul include, de regulă, cadrul de reglementare, regulile de recunoaștere și evaluare, tratamentele contabile pentru operațiunile specifice activității și procedura de aplicare, actualizare și control.

Politicile contabile se aprobă la nivelul conducerii entității. Pentru SRL, aprobarea revine administratorului sau, după caz, asociaților, în baza prevederilor Legii 31/1990 și ale actului constitutiv. Pentru ONG, aprobarea urmează regulile statutului, frecvent prin decizia consiliului director sau a adunării generale.

Da, dar schimbarea trebuie justificată prin modificări legislative sau prin nevoia de a furniza informații contabile mai relevante și mai credibile. Ghidul Ministerului Finanțelor tratează politicile contabile ca instrumente fundamentate în reglementările aplicabile, nu ca formulare standard schimbate arbitrar.

Nu. Este relevant pentru orice entitate care urmărește coerență internă, mai ales în perioade de creștere, reorganizare sau maturizare a proceselor.

Politicile contabile stabilesc regulile după care tratezi contabil operațiunile. Organizarea documentelor stabilește cum circulă concret documentele și informația în firmă. Ordinul 2634/2015 tratează explicit circuitul documentelor ca element care se stabilește prin proceduri proprii.

Depinde de complexitatea activității și de stadiul actual. Pentru companii mici, câteva săptămâni pot fi suficiente. Pentru companii mai mari, implementarea se face etapizat, pe parcursul a câtorva luni.

Ai nevoie de un cadru contabil mai clar în interiorul firmei?

Într-o construcție bine proiectată, grila de susținere rămâne discretă, dar prezentă în fiecare detaliu al stabilității. La fel și în firmă, politicile clare și fluxul ordonat al documentelor susțin activitatea financiar-contabilă de la primul document până la raportare

Solicită o analiză inițială

Articole utile